בקצרה: כשטופס באתר וורדפרס ״לא שולח״, בדרך כלל הוא כן שולח. מה שנעלם הוא המייל שהאתר מנסה להוציא אחרי השליחה. לכן הבדיקה הראשונה היא לא בטופס אלא ברשומות של הטופס בתוך וורדפרס: אם הפנייה שם, הבעיה במייל. אם היא לא שם, הבעיה בטופס עצמו. שתי הבעיות מטופלות אחרת, ואף אחת מהן לא נפתרת בהתקנת עוד תוסף.
זו כנראה הפנייה שאני מקבל הכי הרבה: ״לקוח אמר לי ששלח טופס ולא קיבלתי כלום״. לפעמים זה מגיע עם תוספת: ״זה עבד עד לא מזמן״. ולפעמים עם התוספת הכואבת: ״אני לא יודע כמה פניות פספסתי״.
לפני שמישהו מציע להחליף את תוסף הטפסים, שווה להבין מה בעצם קורה כשלוחצים על ״שלח״. יש כאן שלושה שלבים נפרדים, וכל אחד מהם יכול להיכשל לבד.
מה קורה כשלוחצים על ״שלח״?
הדפדפן של הלקוח שולח את הפרטים לאתר. האתר בודק אותם, ואם הכול תקין הוא בדרך כלל שומר את הפנייה במסד הנתונים שלו. ואז, בנפרד, האתר מנסה לשלוח מייל: לך, ולפעמים גם אישור ללקוח. בסוף הלקוח רואה הודעת ״תודה, הפנייה התקבלה״.
שימו לב לסדר: הודעת התודה מופיעה גם אם המייל לא יצא. הלקוח בטוח ששלח. הוא צודק. הפנייה יושבת באתר. רק אתה לא יודע עליה.
איפה בודקים קודם?
בוורדפרס, בתפריט של תוסף הטפסים (ב־Contact Form 7 עם תוסף Flamingo, ב־WPForms תחת ״Entries״, ב־Elementor תחת ״Submissions״, ב־Gravity Forms תחת ״Entries״). אם רואים שם פניות מהשבועות האחרונים, כולל כאלה שמעולם לא הגיעו אליך במייל, הטופס בסדר גמור. הבעיה היא בשליחת המייל.
אם אין שם כלום, או שהתוסף לא שומר פניות בכלל, עוברים לבדיקה השנייה: ממלאים את הטופס בעצמכם, מהטלפון, כמו לקוח. לא מהמחשב במשרד ולא כשאתם מחוברים כמנהלים. מהטלפון, ברשת הסלולרית.
למה המייל נעלם?
כמעט תמיד אחת משלוש סיבות.
האתר שולח מייל בשם כתובת שלא שלו. למשל: הטופס מוגדר לשלוח ״מאת״ הכתובת של הלקוח שמילא אותו, או מכתובת Gmail שלך. שרתי המייל של היום (Gmail, Outlook, וגם השרת של העסק) מסרבים לקבל מייל שמתחזה לדומיין אחר. המייל לא נכנס לספאם. הוא פשוט נזרק. הפתרון: המייל צריך לצאת מכתובת בדומיין של האתר, למשל site@הדומיין-שלך.co.il, ושם המשיב יכול להיות הלקוח.
הדומיין לא מאשר לשרת לשלוח בשמו. יש שלוש רשומות DNS שקוראים להן SPF, DKIM ו־DMARC. הן אומרות לעולם ״לשרת הזה מותר לשלוח מיילים בשם הדומיין שלי״. אם הן חסרות או שגויות, המייל יוצא ולא מגיע. זה מה שקורה הרבה פעמים אחרי מעבר אחסון: האתר עבר לשרת חדש, הרשומות עוד מצביעות על הישן.
השרת בכלל לא מסוגל לשלוח מייל. חלק מחברות האחסון חוסמות שליחת מייל מהשרת כדי למנוע ספאם. במקרה כזה מחברים את האתר לשירות שליחה ייעודי דרך תוסף SMTP, ומגדירים שם את הכתובת והרשומות.
ומתי הטופס עצמו שבור?
זה קורה פחות, אבל קורה, וכמעט תמיד אחרי שינוי: עדכון תבנית, עדכון תוסף, או תוסף אבטחה חדש שמחליט שהשליחה חשודה. הסימנים: הטופס לא מגיב ללחיצה, מסתובב בלי סוף, או מציג שגיאה. הבדיקה מהטלפון תופסת את זה מיד. במקרה כזה בודקים מה השתנה לאחרונה ומה מופיע ביומן השגיאות של האתר, ולא מתחילים ללחוץ על כפתורים.
עוד מקרה שחוזר: הטופס עובד, אבל reCAPTCHA או מנגנון נגד ספאם חוסם חלק מהשולחים האמיתיים. הלקוח רואה ״נראה שאתה רובוט״ ומוותר. אצלך זה נראה כמו ״פחות פניות החודש״, לא כמו תקלה.
מה אני עושה במקרה כזה
אני מבקש קישור ומשפט אחד: מתי שמתם לב, ומה הלקוח ראה. ואז, לפי הסדר:
- בודק אם יש פניות שמורות באתר שלא הגיעו במייל. אם כן, הבעיה במייל ולא בטופס.
- שולח טופס בדיקה מהטלפון ובודק מה קורה: מה האתר מציג, מה נרשם, האם יצא מייל, ולאן.
- בודק את הכתובת השולחת ואת רשומות ה־DNS של הדומיין. ברוב המקרים כאן נמצאת התקלה.
- מתקן: כתובת שולח בדומיין הנכון, רשומות DNS, ובמידת הצורך שירות שליחה ייעודי.
- שולח שוב טופס בדיקה, ומוודא שהוא מגיע גם לתיבה שלך וגם כאישור ללקוח.
זה בדרך כלל עבודה של שעה עד שעתיים, כולל הבדיקה החוזרת. את המחיר אני מסכם לפני, אחרי שראיתי מה המצב. אם מתברר שהתקלה רחבה יותר (למשל האתר נפרץ ותוסף זדוני חוסם מיילים), אני אומר את זה לפני שממשיכים.
איך יודעים שזה לא יחזור?
אי אפשר להבטיח. אפשר לצמצם: שהפניות יישמרו גם באתר ולא רק במייל, שיהיה טופס בדיקה פעם בחודש, ושמישהו יעבור על הרשומות אחרי כל מעבר אחסון או שינוי דומיין. זה בדיוק מה שנכנס לתחזוקה חודשית, אם רוצים שמישהו אחר יזכור במקומכם.
ואם אתם רוצים לדעת כמה פניות בכלל מגיעות, ולא רק כמה מיילים, זה כבר עניין של מדידה: לחיצה על ״שלח״ וטופס שהתקבל הם שני אירועים שונים, ושווה לספור את שניהם.